Découvrir l'interface

Avant de calculer quoi que ce soit, il faut savoir où l'on met les pieds. L'écran d'un tableur semble chargé au premier abord, mais il se résume à quelques zones qu'on repère vite. Ce chapitre fait le tour du propriétaire, puis s'attarde sur ce qui pose le plus de problèmes en pratique : la façon dont une donnée est comprise au moment où on la tape.

Les zones de l'écran

De haut en bas, cinq zones suffisent à s'orienter.

Cinq zones, et à quoi elles servent

Le ruban. Les onglets Accueil, Insertion, Données, et le reste. Tout s'y trouve, et l'on n'y va que quand on ne connaît pas le raccourci.
La zone de nom, tout à gauche sous le ruban. Elle affiche la référence de la cellule sélectionnée. On peut aussi y taper une adresse et appuyer sur Entrée pour s'y rendre directement, ce qui est le moyen le plus rapide d'atteindre une case lointaine.
La barre de formule, juste à droite. Elle montre le contenu réel de la cellule, qui n'est pas toujours ce que la grille affiche.
La grille. Les colonnes en lettres, les lignes en numéros.
La barre d'état, tout en bas. Elle affiche discrètement la somme, la moyenne et le nombre de cellules sélectionnées : un total rapide sans écrire la moindre formule.

La barre d'état, le calcul qu'on oublie

Sélectionner une plage de nombres et regarder en bas à droite : la somme, la moyenne et le nombre de valeurs s'y affichent aussitôt.

C'est le moyen le plus rapide de vérifier un total sans polluer la feuille d'une formule provisoire qu'on oubliera d'effacer.

Un clic droit sur cette barre permet d'ajouter d'autres indicateurs, dont le minimum et le maximum.

Ce que le tableur comprend d'une saisie

C'est le point qui coûte le plus de temps aux débutants, et il mérite qu'on s'y arrête.

Le tableur interprète, il n'enregistre pas bêtement

Au moment où l'on valide une saisie, le tableur décide tout seul de ce qu'il vient de recevoir : un nombre, une date, du texte, ou une formule. Cette décision est prise une fois, et elle conditionne tout ce qui suivra.
Ce qui commence par = devient une formule.
Ce qui ressemble à un nombre devient un nombre, aligné à droite.
Ce qui ressemble à une date devient une date, ce qui est parfois une catastrophe : 3-4 se transforme en 3 avril, et un code article comme 05-2024 devient mai 2024.
Tout le reste devient du texte, aligné à gauche.
Pour forcer une saisie à rester du texte quoi qu'il arrive, la faire précéder d'une apostrophe : '05-2024 reste le code article.

La feuille ci-dessous met ces cas côte à côte. Cliquer sur chaque cellule de la colonne A, regarder son alignement, puis lire la barre de formule.

A7fx

	A	B
1	Saisie	Ce que le tableur en a fait
2	24	un nombre : aligné à droite, calculable
3	24 ans	du texte : aligné à gauche, ignoré par SOMME
4	24	une formule : la case montre 24, la barre montre le calcul
5	12,5	un nombre décimal : la virgule est la marque française
6	12.5	du texte : le point n'est pas une marque décimale ici
7	60,5	le total de la colonne A
8

A7 contient la formule =SOMME(A2:A6), et affiche 60,5. Les cellules qu'elle utilise sont teintées.

Cinq saisies dans la colonne A, et leur total. Le total vaut 60,5 et non 97 : « 24 ans » et « 12.5 » sont du texte, et une somme ignore le texte sans rien signaler. Cliquer sur chaque case de la colonne A pour voir dans la barre de formule ce qui y est réellement écrit.

Une somme fausse ne prévient jamais

La cellule A7 affiche 60,5. Le total attendu était 24 + 24 + 24 + 12,5 + 12,5 = 97.
Deux valeurs manquent à l'appel, parce que 24 ans et 12.5 sont du texte. Et SOMME ignore le texte : elle ne rend pas d'erreur, elle ne souligne rien, elle donne simplement un résultat faux.
C'est le défaut le plus dangereux du tableur, précisément parce qu'il est silencieux. Le réflexe de vérification tient en une seconde : regarder l'alignement de la colonne. Une valeur collée à gauche parmi des nombres alignés à droite, et le total est à refaire.

Saisir et corriger

Trois façons de modifier une cellule, et elles ne font pas la même chose

Sélectionner et taper remplace tout le contenu. C'est ce qu'on veut pour une correction complète.
Appuyer sur F2, ou double-cliquer, ouvre la cellule pour modifier au milieu, sans tout effacer. Indispensable sur une formule longue.
Cliquer dans la barre de formule fait la même chose, avec plus de place pour voir.
Et pour effacer : la touche Suppr vide le contenu en gardant la mise en forme, alors que « Effacer tout » du ruban retire aussi les couleurs et les bordures. Les deux existent parce qu'on veut rarement les deux à la fois.

Sélectionner sans souffrir

Cinq gestes qui remplacent tous les glissements de souris

Ctrl + flèche saute jusqu'au bout du bloc de données dans la direction choisie. Sur un tableau de dix mille lignes, on arrive en bas instantanément.

Ctrl + Maj + flèche fait la même chose en sélectionnant au passage. C'est le geste qui sélectionne une colonne entière de données sans attraper les cent mille lignes vides du dessous.

Ctrl + A sélectionne le bloc de données courant, puis la feuille entière si on l'appuie une seconde fois.

Ctrl + Origine ramène en A1, où qu'on se trouve.

Cliquer sur l'en-tête de colonne sélectionne la colonne entière ; un cliquer-glisser sur plusieurs en-têtes en sélectionne plusieurs.

Les raccourcis qui servent vraiment

Raccourci	Effet
`Ctrl + S`	enregistrer
`Ctrl + Z`	annuler la dernière action
`Ctrl + C` / `Ctrl + V`	copier, coller
`Ctrl + Maj + V`	collage spécial, dont « valeurs uniquement »
`F2`	modifier la cellule sans l'effacer
`F4`	répéter la dernière action, ou basculer les `$` dans une formule
`Ctrl + flèche`	aller au bout du bloc de données
`Alt + Entrée`	passer à la ligne dans une cellule
`Ctrl + ;`	insérer la date du jour

Le collage spécial « valeurs », le plus utile de tous

Copier une colonne de formules et la coller ailleurs recopie les formules, dont les références se décalent, ce qui donne souvent n'importe quoi.

Le collage spécial en valeurs ne colle que les résultats, définitivement figés. C'est ce qu'il faut faire pour envoyer un extrait à quelqu'un, pour archiver un état à une date donnée, ou pour casser volontairement une dépendance devenue gênante.

Le geste : copier, puis Ctrl + Maj + V, puis choisir « Valeurs ».

Enregistrer et organiser

Nommer les feuilles : un double-clic sur l'onglet. « Feuil1 » ne dit rien à personne, pas même à celui qui l'a créée trois semaines plus tôt.
Un classeur, un sujet. Mieux vaut plusieurs feuilles dans un classeur que quinze fichiers dont on ne sait plus lequel est à jour.
Le format .xlsx est le format normal. Le format .csv ne conserve ni formules, ni mise en forme, ni feuilles multiples : il ne sert qu'à échanger des données brutes.

Enregistrer en CSV détruit le travail

Un fichier .csv ne contient que du texte séparé par des points-virgules. Aucune formule, aucune couleur, une seule feuille.
Enregistrer un classeur en CSV et le rouvrir donne donc un fichier où tous les calculs ont été remplacés par leurs résultats, et où les autres feuilles ont disparu. Le tableur prévient, par un avertissement que presque personne ne lit.
Le CSV a son usage, qui est d'échanger des données avec un autre programme. Ce n'est jamais un format de travail.

Exercices type

Une colonne de montants affiche un total inférieur à ce qu'on attendait. Par quoi commencer ?

Par regarder l'alignement des valeurs, avant toute autre chose.

SOMME ignore le texte, sans rendre d'erreur ni signaler quoi que ce soit. Une seule valeur collée à gauche au milieu d'une colonne alignée à droite suffit à fausser le total en silence.

Les causes habituelles sont une unité tapée dans la case, un espace parasite, ou un point décimal à la place de la virgule.

Vérification rapide : =NB(plage) compte les nombres et =NBVAL(plage) compte les cellules non vides. Si les deux diffèrent, la différence est le nombre de cases textuelles.

Comment saisir le code article `05-2024` sans qu'il se transforme en date ?

Le faire précéder d'une apostrophe : taper '05-2024.

L'apostrophe ne s'affiche pas dans la cellule et n'entre dans aucun calcul. Elle dit simplement au tableur : « ceci est du texte, ne l'interprète pas ».

L'autre solution, préférable pour toute une colonne, est de la mettre au format Texte avant la saisie, par le ruban ou par Ctrl + 1. Après coup c'est trop tard : la date est déjà enregistrée, et changer le format n'affiche que son numéro interne.

C'est un piège classique en génétique, où des noms de gènes comme SEPT2 sont devenus des dates dans des milliers de publications.

Quelle différence entre `Ctrl + V` et le collage spécial en valeurs ?

Ctrl + V colle le contenu réel, donc les formules, dont les références relatives se décalent selon l'endroit où l'on colle. Le résultat est souvent inattendu.

Le collage spécial en valeurs (Ctrl + Maj + V, puis « Valeurs ») ne colle que les résultats, figés définitivement.

Trois usages courants : envoyer un extrait à quelqu'un qui n'a pas le classeur source, archiver un état à une date donnée, ou casser volontairement une dépendance devenue gênante.

Le geste est irréversible sur ce qui a été collé : les formules d'origine ne sont plus là.

Comment sélectionner une colonne de dix mille valeurs sans faire défiler l'écran ?

Ctrl + Maj + flèche vers le bas, depuis la première cellule de données.

La sélection s'arrête au bout du bloc, sans attraper les lignes vides du dessous. C'est ce qui la distingue d'un clic sur l'en-tête de colonne, qui sélectionne le million de lignes de la feuille.

Deux variantes utiles : Ctrl + flèche seul se déplace sans sélectionner, et Ctrl + A prend le bloc de données entier d'un coup.

Attention toutefois : une ligne vide au milieu arrête la sélection, exactement comme elle arrête le tri. C'est une raison de plus de ne pas en mettre.

Pourquoi ne pas travailler directement en `.csv` ?

Parce qu'un fichier CSV ne conserve ni les formules, ni la mise en forme, ni les feuilles multiples. Il ne contient que du texte séparé par des points-virgules.

Enregistrer un classeur en CSV remplace donc tous les calculs par leurs résultats et supprime toutes les feuilles sauf une. Le tableur affiche un avertissement, que presque personne ne lit.

Le CSV sert à échanger des données brutes avec un autre programme, et à rien d'autre. Le format de travail est .xlsx.

Vérification rapideon peut se reprendre

1.Où lit-on le contenu réel d'une cellule, formule comprise ?

2.Une somme donne un résultat inférieur à l'attendu, sans message d'erreur. La cause la plus probable est…

3.Comment empêcher 05-2024 de devenir une date ?

4.À quoi sert le collage spécial en valeurs ?

5.Que fait Ctrl + Maj + flèche vers le bas ?

6.Le format .csv conserve…

La méthode

Se rendre à une case lointaine en tapant son adresse dans la zone de nom, à gauche de la barre de formule, puis Entrée.
Mettre au format Texte avant la saisie toute colonne de codes, de références ou de numéros : Ctrl + 1, onglet Nombre, Texte. Après coup la date est déjà enregistrée et le format n'y change plus rien.
Valider avec Entrée, puis regarder l'alignement. Collé à droite, c'est un nombre ; collé à gauche, c'est du texte, et aucune somme ne le comptera.
Forcer une saisie isolée à rester du texte en la faisant précéder d'une apostrophe : '05-2024.
Corriger sans tout effacer avec F2, qui ouvre la cellule au lieu de remplacer son contenu.
Sélectionner un bloc avec Ctrl + Maj + flèche depuis sa première cellule, plutôt que par un cliquer-glisser qui dérape.
Contrôler un total sans écrire de formule : sélectionner la plage et lire la somme dans la barre d'état, en bas. Un écart avec l'attendu envoie chercher une valeur alignée à gauche.
Enregistrer en .xlsx. Le .csv ne sert qu'à livrer des données brutes à un autre programme, jamais à travailler.

Synthèse

Cinq zones : ruban, zone de nom, barre de formule, grille, barre d'état.
La barre d'état donne somme, moyenne et nombre d'une sélection, sans écrire de formule.
Le tableur interprète chaque saisie : formule, nombre, date ou texte, et cette décision est prise une fois.
Une saisie qui ressemble à une date en devient une ; l'apostrophe ou le format Texte l'en empêchent.
SOMME ignore le texte sans rien signaler : l'alignement est le seul indice immédiat.
F2 modifie sans effacer, Suppr vide le contenu en gardant la mise en forme.
Ctrl + Maj + flèche sélectionne jusqu'au bout du bloc, sans les lignes vides.
Le collage spécial en valeurs fige les résultats et casse la dépendance.
Le .csv ne conserve que les données brutes ; le format de travail est le .xlsx.

Ce que ce chapitre apporte