Avant de commencer

Un tableur, c'est l'outil qui a remplacé la calculatrice et le cahier à colonnes. Budget, notes, inventaire, planning : dès qu'il y a des chiffres à organiser et à calculer, il fait le travail. Et surtout, une fois qu'une formule est posée, elle se recalcule toute seule quand une donnée change. C'est cette seule idée qui fait toute la valeur de l'outil, et ce chapitre pose les repères nécessaires pour la comprendre.

Où trouver Excel

Aucun achat n'est nécessaire pour s'entraîner :

Excel en ligne, gratuit : office.com → Excel, avec un compte Microsoft.
Version installée : Microsoft 365 ou l'essai gratuit.

Les alternatives gratuites font l'affaire

Google Sheets et LibreOffice Calc fonctionnent presque à l'identique. Les références de cellules, les formules, les fonctions : tout ce que ce module enseigne s'y applique tel quel.

Deux différences à connaître tout de même. Les noms de fonctions sont traduits dans la version française d'Excel et de LibreOffice (SOMME, MOYENNE) mais restent en anglais dans Google Sheets (SUM, AVERAGE). Et le séparateur d'arguments est le point-virgule en français, la virgule en anglais, parce que la virgule est déjà prise par la marque décimale.

Ce module emploie les conventions françaises, qui sont celles qu'on verra à l'écran.

Qu'est-ce qu'un tableur ?

Tableur

Un tableur est un logiciel qui organise les données dans une grille de lignes et de colonnes, et qui sait recalculer automatiquement tout ce qui dépend d'une valeur dès que celle-ci change.

Ce qu'un tableur apporte qu'une calculatrice n'a pas

Une calculatrice donne un résultat et l'oublie. Si l'on s'est trompé d'un chiffre, il faut tout retaper.
Un tableur garde le calcul, pas seulement le résultat. Il sait que le total dépend des prix et des quantités, et il refait le calcul de lui-même dès qu'un prix bouge.
C'est la seule différence, et elle change tout. Un devis, un budget, une feuille de notes cessent d'être des documents figés pour devenir des modèles que l'on peut interroger : « et si le prix montait de 10 % ? ».

Classeur, feuille et cellule

Trois mots à ne pas confondre :

Classeur : le fichier (.xlsx). C'est le cahier entier.
Feuille : une page de ce cahier, nommée « Feuil1 » par défaut. Un classeur peut en contenir plusieurs, avec des onglets en bas de l'écran.
Cellule : une case de la grille, repérée par sa colonne (une lettre) et sa ligne (un numéro).

Référence d'une cellule

La référence d'une cellule est son adresse : la lettre de sa colonne suivie du numéro de sa ligne, dans cet ordre, et sans espace.

B2 désigne la cellule de la colonne B, ligne 2. A1 est la toute première, en haut à gauche.

La feuille ci-dessous est réelle : cliquer sur n'importe quelle case pour voir son adresse s'afficher à gauche de la barre de formule.

B3fx

	A	B	C
1	Nom	Âge	Ville
2	Amina	24	Montpellier
3	Bastien	31	Nîmes
4	Chloé	27	Sète
5

B3 contient la valeur « 31 ». Ce n'est pas une formule : rien ne se recalculera ici.

Un carnet minuscule. Cliquer sur une case fait apparaître son adresse dans le cadre à gauche. La cellule sélectionnée au départ est B3 : colonne B, ligne 3, c'est-à-dire l'âge de Bastien. Les en-têtes sont grisés parce qu'ils sont verrouillés dans cette figure.

La colonne d'abord, la ligne ensuite

On écrit B3, jamais 3B. La lettre vient toujours en premier, et c'est l'ordre inverse de celui d'une grille de bataille navale, ce qui explique la moitié des hésitations de début.
Un moyen de ne plus se tromper : la référence se lit comme elle s'écrit sur l'écran, en partant de l'en-tête du haut (la lettre) puis en descendant vers le numéro de ligne, sur la gauche.

Nombre ou texte : la distinction qui compte

Le tableur ne lit pas une case comme un lecteur humain

Pour un lecteur, 24 et 24 ans disent la même chose. Pour un tableur, ce sont deux mondes différents : le premier est un nombre, avec lequel il sait calculer ; le second est du texte, avec lequel il ne sait rien faire.
On les reconnaît sans rien lire : par défaut, un tableur aligne les nombres à droite et le texte à gauche. Une colonne de chiffres où l'un d'eux est collé à gauche signale un problème, et c'est un réflexe de vérification qui sert toute la vie.
Les causes les plus fréquentes sont une unité tapée dans la case (« 24 ans », « 15 € »), un espace avant le chiffre, ou une virgule remplacée par un point dans une configuration française.

Le recalcul, tout de suite

Inutile d'attendre le chapitre 3 pour voir l'essentiel. Dans la feuille ci-dessous, la cellule D2 ne contient pas 77,7 : elle contient la formule =B2*C2. Changer le prix en B2 et regarder ce qui se passe.

D2fx

	A	B	C	D
1	Article	Prix	Quantité	Total
2	Clavier	25,9	3	77,7
3	Souris	12,5	5	62,5
4	Écran	149	2	298
5

D2 contient la formule =B2*C2, et affiche 77,7. Les cellules qu'elle utilise sont teintées.

Trois articles et leur total. Cliquer sur D2 pour voir sa vraie nature dans la barre de formule : ce n'est pas un nombre, c'est un calcul. Modifier le 25,90 en B2, valider avec la touche Entrée, et le total suit sans rien demander.

Ce qu'il faut avoir remarqué

La barre de formule ne montre pas la même chose que la case. La case affiche 77,7, la barre affiche =B2*C2. Ce décalage est la source de presque tous les malentendus des débutants, et le bouton « afficher les formules » sert justement à le lever d'un coup.

Les cellules utilisées par la formule sont teintées. En sélectionnant D2, B2 et C2 se colorent : c'est là que le résultat va chercher ses ingrédients.

Changer B2 change D2, mais changer D2 ne change rien à B2. La dépendance ne va que dans un sens, et un tableur la suit tout seul, même sur des milliers de cellules.

Les premiers pas

Ouvrir un classeur vierge.
Cliquer sur une cellule pour la sélectionner : elle s'entoure d'un cadre.
Taper la valeur, puis valider avec Entrée (on descend d'une ligne) ou Tabulation (on va à droite).
Corriger une case : la sélectionner et retaper, ou appuyer sur F2 pour modifier son contenu sans tout effacer.
Enregistrer avec Ctrl + S, dès la première minute et souvent ensuite.

Une bonne feuille se reconnaît à trois choses

Une ligne d'en-tête, et une seule. La première ligne donne le nom de chaque colonne, le reste est constitué de données. Deux lignes d'en-têtes empilées cassent le tri, les filtres et les tableaux croisés.

Une donnée par cellule. « Amina Diallo » dans une case plutôt que « Amina » et « Diallo » dans deux, c'est une colonne qu'on ne pourra plus trier par nom de famille.

Pas de ligne vide au milieu. Un tableur considère qu'un bloc de données s'arrête à la première ligne entièrement vide, et la moitié des sélections automatiques s'arrêteront là aussi.

Exercices type

Quelle est la référence de la case située dans la troisième colonne, cinquième ligne ?

C5.

La troisième colonne est C (A, B, C), et la cinquième ligne porte le numéro 5.

L'ordre ne se discute pas : la lettre d'abord, le numéro ensuite. 5C ne veut rien dire pour un tableur, qui refusera la formule.

Une colonne de prix affiche ses valeurs collées à gauche. Qu'est-ce que cela signale ?

Que ce ne sont pas des nombres mais du texte, et qu'aucun calcul ne fonctionnera dessus.

Un tableur aligne les nombres à droite et le texte à gauche, sans qu'on lui demande rien. Un alignement à gauche dans une colonne de chiffres est donc un signal, pas un choix de mise en forme.

Trois causes couvrent presque tous les cas : une unité tapée dans la case (15 €), un espace avant le chiffre, ou un point à la place de la virgule décimale.

Le test qui tranche : écrire =SOMME() sur la colonne. Si le total vaut zéro, c'est du texte.

Quelle différence y a-t-il entre écrire `=25,90*3` et `=B2*C2` en D2 ?

Le résultat est le même. Ce qui change, c'est ce qui se passe ensuite.

=25,90*3 fige les valeurs dans la formule. Si le prix change, il faut rouvrir la formule et la corriger à la main, dans chaque ligne où elle apparaît.

=B2*C2 désigne des cases. Changer B2 suffit : le total se recalcule, et toutes les autres formules qui dépendent de D2 se recalculent à leur tour.

C'est toute la valeur d'un tableur. Une règle simple en découle : ne jamais taper un nombre dans une formule s'il figure déjà quelque part dans la feuille.

La case D2 affiche `77,7` mais la barre de formule affiche `=B2*C2`. Laquelle des deux est « le contenu » de la cellule ?

La barre de formule. C'est elle qui montre ce que la cellule contient réellement ; la grille montre ce que ce contenu produit.

La confusion entre les deux est le malentendu le plus courant du tableur. Elle explique pourquoi certains recopient un résultat à la main dans une autre case et s'étonnent qu'il ne se mette plus à jour.

Le bouton « afficher les formules » bascule toute la feuille sur le contenu réel. C'est le premier geste à faire devant un fichier qu'on ne connaît pas.

Pourquoi éviter une ligne vide au milieu d'un tableau ?

Parce qu'un tableur considère qu'un bloc de données s'arrête à la première ligne entièrement vide.

Toutes les commandes qui sélectionnent automatiquement « le tableau » s'arrêteront là : le tri ne portera que sur la première moitié, le filtre ignorera la seconde, un tableau croisé dynamique ne verra qu'une partie des lignes.

Le problème est d'autant plus dangereux qu'il est silencieux : le tri fonctionne, il ne signale rien, il n'a simplement pas trié tout ce qu'on croyait.

Pour aérer visuellement, augmenter la hauteur des lignes ou ajouter une bordure, jamais une ligne vide.

Vérification rapideon peut se reprendre

1.Quelle est la référence de la case en deuxième colonne, quatrième ligne ?

2.Un classeur, une feuille et une cellule, c'est…

3.Une valeur numérique apparaît collée à gauche de sa cellule. Que faut-il en conclure ?

4.Que contient réellement une cellule qui affiche 77,7 et dont la barre de formule montre =B2*C2 ?

5.Quel est l'apport principal d'un tableur par rapport à une calculatrice ?

La méthode

Poser les en-têtes sur la première ligne, un nom par colonne, et rien au-dessus.
Saisir les données juste en dessous, une donnée par cellule, sans ligne vide au milieu.
Contrôler l'alignement de chaque colonne de chiffres : tout doit être collé à droite. Une valeur collée à gauche est du texte, et aucun calcul ne la prendra.
Écrire le calcul dans la case du résultat : taper =, puis cliquer sur les cases à employer au lieu de retaper leurs nombres.
Valider avec Entrée, resélectionner la case, et lire la barre de formule. Elle doit montrer la formule ; si elle montre un nombre, le calcul a été tapé à la main.
Vérifier le recalcul en modifiant une des cases source : le résultat doit bouger seul. S'il ne bouge pas, la formule ne désigne pas cette case.
Enregistrer avec Ctrl + S avant de passer à autre chose.

Synthèse

Un tableur conserve le calcul, pas seulement le résultat, et le recalcule dès qu'une donnée change.
Un classeur contient des feuilles, qui contiennent des cellules.
Une référence s'écrit lettre de colonne puis numéro de ligne : B3, jamais 3B.
Une formule qui désigne des cases (=B2*C2) se recalcule ; une formule qui recopie les nombres (=25,90*3) reste à corriger à la main.
Un tableur distingue les nombres du texte ; l'alignement par défaut le révèle sans rien lire.
La barre de formule montre le contenu réel, la grille montre son résultat.
Une bonne feuille a une seule ligne d'en-tête, une donnée par cellule, et aucune ligne vide au milieu.

Ce que ce chapitre apporte